Kako izraditi program vlastitog inovacijskog događaja

Kako izraditi program vlastitog inovacijskog događaja

Vjerojatno ste i vi primijetili veliki trend porasta različitih inovacijskih događaja u zadnjih nekoliko godina, a isto tako i mnogo online hackathona u zadnje vrijeme koji žele angažirati zajednicu u borbi protiv korona virusa.

Definiranje rasporeda bilo kojeg inovacijskog događaja nije lagani zadatak i često imam dojam da se olako shvaća. 

U Lean startup Hrvatska smo imali prilike organizirati različite inovacijske događaje, a jedan od zadnjih je bio i versusvirus.hr hackathon kojeg smo suorganizirali zajedno s još 9 drugih organizacija. Kako je jedan od mojih zadataka bio i izrada programa hackathona, odlučio sam u nastavku opisati proces stvaranja jednog takvog programa koristeći se primjerom versusvirus.hr hackathona.

Sastojci dobrog procesa izrade programa inovacijskog događaja

Iako je svaki inovacijski događaj drugačiji, i program treba biti prilagođen situaciji, ipak kad se razmišlja o programu bilo kojeg inovacijskog događaja, postoji nekoliko glavnih sastojaka dobrog procesa planiranja.

  • Prvo, pobrinite se da u vašem timu postoji iskustvo – ili ga imate ili zatražite pomoć. Kad smo radili raspored za versusvirsu.hr hackathon, imali smo vlastito iskustvo s različitih prijašnjih inovacijskih događaja koje smo organizirali.
  • Drugo, započnite imajući kraj na umu. Što to znači? Objasnit ću uskoro.
  • Treće, konzultirajte najbolje prakse. Dobro je konzultirati druge dostupne izvore koji su učinili nešto slično – kako nismo bili prvi u Europi, već samo u Hrvatskoj, koji su organizirali online “hackathon protiv virusa”, na internetu je bio dostupan niz informacija i naučenih lekcija iz njemačkih, švicarskih i drugih hackatona.
  • Četvrto, imajte jasan proces kako to učiniti, a nadam se da će vam naš proces biti od koristi.

U nastavku je prikaz kako smo mi iskoristili gore navedene sastojke i stvorili izvrstan raspored versusvirus.hr hackathona.

Proces izrade programa inovacijskog događaja

Iskustvo na dohvat ruke

Kao što sam spomenuo ranije, jedan od glavnih sastojaka je da na dohvat ruke imate iskustvo vezano uz ovaj proces. U Lean startup Hrvatska već niz godina radimo na organizaciji različitih inovacijskih događaja u kojima za naše partnere razvijamo i provodimo cijele inovacijske programe ili dijelove programa, zavisno od njihove potrebe i rezultata koje žele postići. Ovo dugogodišnje iskustvo i preko 600 sudionika koji su prošli kroz neki od naši programa pomogli su da u kratkom vremenu osmislimo i izradimo program versusvirus.hr događaja.

U izradi programa versusvirus.hr hackathona, našem timu iz Lean startup Hrvatska, kojeg su činili Filipa Stipančić i Miro Hegedić, pridružio se Dario Zorić iz Riječke razvojne agencije PORIN. Dakle, prvi sastojak iz gornjeg opisa, iskusan tim, je bio tu.

Započnite imajući kraj u mislima

Započnite imajući kraj u mislima. Drugim riječima, da biste mogli definirati postupak kako ćete nešto postići, to “nešto” morate imati ranije definirano. U našem slučaju to su bili rezultati. Dakle, prvo što smo učinili je da smo definirali skup rezultata koje smo željeli postići tijekom hackathona, tj. definirali smo što očekujemo od timova da predaju kao krajnji rezultat.

Tri rezultata versusvirus.hr hackathona:

  1. Videozapis od 2 min – pitch ili demo
  2. Pitch deck (koji sadrži: problem, rješenje, tržište, proizvod, poslovni model, udarac, konkurencija i konkurentska prednost, tim, poziv na akciju)
  3. Bilo koji drugi prateći materijal (kod, web stranica, github, slika, mockup…)

Budući da je organizacijski tim bio sačinjen od još 9 drugih partnerskih organizacija, navedene rezultate smo zatim podijelili s ostatkom tima kako bi ih prodiskutirali i potvrdili. 

To je bio važan korak iz razloga što je bilo presudno da su svi suglasni s rezultatima prije nego što nastavimo s izradom rasporeda.

Ako planirate vlastiti inovacijski događaj, ovaj će korak biti važan i za vas jer skup rezultata također definira kako će vaš događaj izgledati, a ako je veći organizacijski team ne mogu opisati koliko je važno da su svima jasni očekivani rezultati.

Rezultati će definirati hoće li se uglavnom raditi o kodiranju ili razvoju hardvera ili će se ići više u pravcu inovacijskih izazova gdje timovi ne trebaju imati znanja razvoja softvera da bi sudjelovali. U našem slučaju bili smo fleksibilni, bio je to spoj inovacijskog izazova i hackatona u punom smislu te riječi.

Proces razvoja rasporeda događaja

Kad smo u organizacijskom timu postigli dogovor oko rezultata, sljedeći korak je bio definiranje konkretnog rasporeda. Započeli smo, slijedeći proces prikazan na gornjoj slici, definiranjem ključnih točaka našeg događaja jer će se prema njima definirati ostatak rasporeda.

U našem su slučaju definirane 4 ključne točke:

  1. Završetak registracije – zaustavit ćemo postupak prijave timova i pojedinaca na hackathon.
  2. Formiranje timova – u ovom trenutku ćemo imati formirane timove spremne raditi na idejama.
  3. Predaja ideja – formirani timovi dostavit će svoje ideje.
  4. Konačna predaja prezentacije – timovi će dostaviti definirane rezultate.

Nakon što smo definirali ključne točke našeg rasporeda, sljedeći korak je bio definiranje glavnih događaja poput ceremonije otvaranja i zatvaranja. 

Kad smo definirali te glavne događaje, došlo je vrijeme za definiranje vremenskih blokova za mentoriranje i predavanja te smo nakon toga imali prvi nacrt programa kojeg smo mogli podijeliti s ostatkom organizacijskog tima. 

Ova verzija programa hackathona je zatim potvrđena s organizacijskim timom tijekom jednog od naših organizacijskih sastanka.

Nakon određenog vremena, ili bolje rečeno, nakon 2 dana imali smo konačni program koji možete vidjeti u nastavku. 

Kako smo organizirali hackathon u vrlo kratkom roku, trebali smo imati određenu dozu fleksibilnosti u programu u dijelu vezano uz predavanja. Iako su termini predavanja bili fiksni u rasporedu, nismo imali dogovorene sve predavače odmah u počektu. 

Raspored versusvirus.hr hackathona

Petak – Hackathon dan 0.

M.1. Rok za prijave – Petak 12:00

Kreiranje timova / Slack rulet

Svatko tko se prijavio na hackathon, a nema tim, imat će priliku kreirati tim ili se pridružiti postojećem timu putem dodijeljenog Slack kanala.

M.2. Rok za kreiranje timova – Petak 19:00

19:00 Ceremonija otvorenja

  • Motivacijski govor (primjeri + podizanje razine kreativnosti)
  • Pojašnjenja kategorija
  • Pravila i procedure
  • Upute za mentoriranje
  • Pojašnjenja za korištenje Slacka i ostalih alata

20:30 Početak hackathona

Timovi rade na formiranju svojih ideja.

Subota – Hackathon dan 1.

M.3. Rok za predaju ideja – Subota 9:00

9:00 Početak 2. dana hackathona

  • Mentoriranje (mentori su dostupni putem Slacka 9:00 – 18:00)
  • “How to” predavanja
    • 10:00 Mentalna čvrstoća: kako biti snažan u ovim danima – online Meetup by LSC 
    • 14:00 Kako izraditi koncept
    • 16:00 Kako stvoriti utjecaj  (Društveni + okolišni) 
    • 18:00 Kako izraditi jednostavan video

19:00 Hackathon “progress update”

Vođene sesije o napretku rada na idejama.

Nedjelja – Hackathon dan 2.

9:00 Početak 2.dana hackathona

  • Mentoriranje (mentori su dostupni putem Slacka 9:00 – 18:00)
  • “How to” predavanja
    • 10:00 Kako pripremiti finalni pitch deck 
    • 14:00 Momenti istine u prodaji
    • 16:00 Kako predati svoje rješenje preko aplikacije

M.4. Rok za predaju rješenja  – Nedjelja 18:00

21:00  Ceremonija zatvaranja

  • Proglašenje pobjednika

 

Ovo o čemu sam pisao uglavnom je bilo ono što smo radili u sklopu versusvirus.hr hackathona te  smo ponosni što je postupak izrade programa bio vrlo efikasan, a čemu je zasigurno pridonijelo naše iskustvo, ali i već dostupne najbolje prakse.

S obzirom da  smo hackathon ovaj put organizirali u kratkom roku, to je zahtijevalo da dio rasporeda bude fleksibilan, dok su  ključne točke rasporeda kao i glavni blokovi i dalje imali fiksno vrijeme s obzirom da su drugi dijelovi organizacije ovisili upravo o njima. 

Organizacija versusvirus.hr hackathona bila je svakako još jedno zanimljivo iskustvo za mene, ali i prilika da svoja znanja iz organizacije i provođenja ovakvih i sličnih događaja stavim u akciju. U 2 tjedna uspjeli smo napraviti nešto za što inače trebaju mjeseci, a vjerujem da je to rezultat iskustva svih organizatora. Isto tako, razina angažiranosti različitih organizatora bila je nevjerojatna, a iz toga su slijedili odlični rezultati i nove prilike za učenje.

Ovaj članak izmeđuostalog i sumira naša učenja iz procesa organizacje versusvirus.hr hackathona, a ako imate komentar ili prijedlog, javite mi u komentarima ili mi pišite direktno na email.

Naučene lekcije iz versusvirus.hr hackathona 

Ako želite saznati više o ostalim dijelovima hackathona, Lean startup Hrvatska je organizirala meetup na kojem su predstavnici organizatora podijelili naučene lekcije iz svojih područja odgovornosti. Više možete saznati u donjem videozapisu.

 

Organizirate svoj inovacijski izazov, imate pitanja ili vam je potrebna pomoć? Slobodno nas kontaktirate putem e-pošte ili kontakt forme, rado ćemo vam pomoći.

 

>>Kontakt